Unter dem Begriff des elektronischen Datenaustausches, kurz auch EDI, versteht man wie die Bezeichnung bereits erahnen lässt, den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen zwei Geschäftspartnern. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine bestimmte Technologie, sondern vielmehr um ein Zusammenspiel von einer Vielzahl elektronischer Prozesse, Geschäftsdokumentenstandards und Austauschprotokolle – Dabei verfolgt der elektronische Austausch von Daten vor allem ein zentrales Ziel, nämlich die automatisierte Kommunikation von Informationen in Form von elektronischen Dokumenten direkt zwischen zwei unterschiedlichen IT-Systemen und all das ohne menschliches Zutun.
Wie bereits erwähnt, wird der elektronische Austausch von Daten auch kurz und knapp als EDI bezeichnet. Dieser Überbegriff steht für „Electronic Data Interchange, auf deutsch „elektronischer Datenaustausch“. EDI kennzeichnet also den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Geschäftspartnern in Form von strukturierten Daten, die allesamt nach systemtechnischen und internationalen Standards definiert sind. Typisch bzw. charakteristisch für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten ist, dass er ohne manuelle Eingriffe durch den Menschen stattfindet. Dank EDI können also wichtige Geschäftsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftssystem eines Geschäftspartners aufgerufen, binnen weniger Sekunden versendet oder direkt im Empfängersystem verarbeitet werden.
Die Herausforderung von EDI-Nachrichten liegt darin, dass es viele EDI-Standards gibt und jedes IT-System ein eigenes, oder ein internationales Datenformat verwendet. Solange es nur eine Punkt zu Punkt Verbindung zwischen zwei Geschäftspartner benötigt, ist der Aufwand für die Umsetzung einer solchen Schnittstellen vertretbar. Besteht jedoch die Anforderung eine Schnittstelle zu vielen Geschäftspartnern umzusetzen, so würde dies eine Vielzahl von verschieden EDI-Standards benötigen, welche zu hohen Kosten führen würde.
Aus diesem Grund gibt es EDI Service Provider analog der Mobile Anbieter, welche diese Aufgabe übernehmen und mit einer einzigen Schnittstelle die Verbindungen zwischen Geschäftspartnern und deren heterogene IT-Landschaft bewerkstelligen.
Zu den bekanntesten internationalen EDI-Formaten für den branchenübergreifenden Datenaustausch in elektronischer Form zählen UN/EDIFACT, ebXML, OpenTrans, sowie viele weitere Formate. Für den Datentransport von EDI-Nachrichten werden FTP, HTTPS, AS2, Webservice und weitere eingesetzt.
Selbstverständlich hält die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch den elektronischen Datenaustausch eine Vielzahl von Vorteilen im operativen Geschäftsalltag bereit. Hierzu zählen unter anderem folgende:
Aber auch für die Leitung eines Unternehmens ergeben sich durch den Einsatz des elektronischen Datenaustausches unzählige Vorteile. Schliesslich liegen geschäftsrelevante Informationen nicht nur schneller, sondern zugleich auch noch strukturierter vor. Durch das kontinuierliche Vorliegen verfügbarer und aktueller Daten wird die Prozesssteuerung demnach spürbar verbessert.
Beim Nichteinsatz von EDI müssen Unternehmen den daraus resultierenden Nachteil in Form von Alternativkosten berücksichtigen. Schliesslich kann der Nichteinsatz des elektronischen Datenaustausches unter anderem auch den Verlust von Geschäftspartnern bedeuten, denn für einige Unternehmen ist der Einsatz von EDI verständlicherweise unverzichtbar. Zudem kann es zu einer Art Imageverlust kommen, denn der Nichteinsatz von EDI signalisiert oftmals auch mangelnde Innovationsbereitschaft. Auch nicht zu vergessen sind die Beeinträchtigungen in der Planung, Kontrolle und Entscheidung, die durch fehlende Managementinformationen entstehen.
