In diesem Beitrag:
Dank der Rechnungsautomatisierung wird die Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessert, indem es in der Direktverarbeitung neue Höhen erzielt. Durch spezielle Softwares für die Rechnungsautomatisierung oder Schnittstellen werden Rechnungen von der Erfassung bis hin zur Bezahlung automatisiert und entlasten neben dem Einkauf auch noch die Kreditorenbuchhaltung.
io-market bietet 3 Stufen für die Rechnungsautomatisierung:
Selbstverständlich hält die Automatisierung von Rechnungen zahlreiche Vorteile für Unternehmen bereit. Hierzu zählen Folgende:
Reduktion der Kosten:
Dank der Rechnungsautomatisierung lassen sich die Gesamtbetriebskosten um ein Vielfaches senken. Der Schritt weg vom Papier sorgt für eine nachweislich bessere finanzielle Situation des Unternehmens. Mit Hilfe der Rechnungsautomatisierung kann nicht nur die Effizienz des gesamten Kreditorenprozesses gesteigert und die dazugehörigen Kosten gesenkt, sondern auch mehr Transparenz erzielt und die Kontrolle über sämtliche Abläufe wiedererlangt werden. Indem offene Rechnungen deutlich früher bezahlt werden, besteht zudem die Möglichkeit, deutlich häufiger Skonti wahrzunehmen.
Effiziente Prozessgestaltung:
Der klassische Kreditorenprozess gliedert sich in folgende Phasen: Rechnungseingang/Rechnungserfassung, Kontierung, Prüfung, Genehmigung, Zahlungstransfer und Archivierung. Die manuelle Ausführung all dieser Prozesse kostet jedoch ganz schön viel Zeit. Schliesslich erreichen Rechnungen die Kreditorenbuchhaltung per Post oder unstrukturiertem PDF. Diese muss vor der Einbuchung womöglich erst den jeweiligen Verantwortlichen ermitteln. Anschliessend ist die Rechnung dann per Hauspost unterwegs und kann erst nach der Prüfung sowie Freigabe weiter bearbeitet werden. Und auch hier können zahlreiche Eingabefehler unterlaufen. Worauf wollen wir hinaus: Papierbasierte Rechnungsprozesse sind nicht nur langsam und fehleranfällig, sondern zugleich auch nicht beliebig skalierbar.
Durch die Verwendung von einem Kreditorenworkflow können die
unproduktiven Zeitspannen innerhalb der Kreditorenprozesse deutlich
verkürzt werden. Wird die Rechnungsbearbeitung vollständig automatisiert, werden auch die Kontierung, die Prüfung sowie die Freigabe direkt, einfach und schnell im System erledigt ohne dass die Rechnung von Person zu Person manuell weitergeleitet werden muss. Durch die Automatisierung geht keine Rechnung mehr verloren oder bleibt irgendwo liegen.
Mit der Rechnungsautomatisierung können Rechnungen mit den jeweiligen Bestellungen, Zahlungsplänen sowie Verträgen völlig selbstständig abgeglichen werden. Im Anschluss erfolgt dann der eigentliche Transfer in das ERP- oder Buchhaltungssystem zur Zahlung.
Unkomplizierter Rechnungsaustausch mit Lieferanten:
Natürlich beschränken sich die positiven Aspekte der Rechnungsautomatisierung nicht nur auf den reinen Bearbeitungsprozess, denn mit einem elektronischen Datenaustausch lassen sich elektronische Rechnungen auch unkompliziert versenden und empfangen – dies funktioniert mittels einer Schnittstelle zum jeweiligen Geschäftspartner. Rechnungen werden immer in dem Format zugestellt, welches für das Buchhaltungssystem relevant ist, unabhängig davon, welches Format die Lieferanten senden.
Bei der elektronischen Rechnung werden die Rechnungsdaten in Form von strukturierten Daten versendet. Das heisst, dass die Daten von Maschinen gelesen und verwertet werden können, ohne dass diese vorab manuell erfasst werden müssen. Diese Rechnungen werden meistens in Formaten wie OpenTrans, ZUGFeRD, XRechnung oder QR-Rechnung über einen Provider wie io-market versendet.
Als nicht elektronische Rechnung gelten Papierrechnungen die per Post, eingescannte Papierrechnungen und unstrukturierte PDF Rechnungen die per Mail versendet werden. Ein PDF Dokument ist erst elektronisch, wenn es strukturierte Daten enthält, die maschinenlesbar sind. Bei einer üblichen PDF Rechnung fällt zwar das Papier weg, doch die Daten müssen trotzdem noch manuell im Programm erfasst werden.
Übersicht über einige Rechnungsformate:
| elektronische Rechnung | nicht elektronische Rechnung |
|---|---|
| OpenTrans | Post |
| ZUGFeRD | unstrukturiertes PDF per Mail |
| XRechnung | eingescannte Papierrechnung per Mail |
| QR-Rechnung | Word, Excel und Bilddateien |
In der Regel kann die Rechnung in einem elektronischen Format vom ERP oder Buchhaltungssystem generiert, respektive exportiert werden. Sollte das nicht möglich sein, bieten wir die Möglichkeit mit der Lösung PDF2XML die Papierrechnung der Lieferanten einzuscannen und die Daten mittels einer automatischen Texterkennung auszulesen und digital zu übermitteln – und dies in Echtzeit. So werden die Rechnungsdaten im gewünschten Format am gewünschten Ort (ERP oder Buchhaltungssystem) eingespielt.
Übrigens – nicht nur Rechnungen können elektronisch ausgetauscht werden, sondern auch Bestellungen, Lieferscheine und Lieferavis.
