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Purchase-to-Pay wird oftmals auch als Procure-to-Pay oder P2P bezeichnet und steht für den sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess. Im wörtlichen Sinne steht der Begriff für “vom Einkauf bis zur Bezahlung”. Ist also von Purchase-to-Pay die Rede, so sind sämtliche Vorgänge in einem Unternehmen gemeint, die von der Warenbeschaffung bis zur Rechnungsbezahlung abgewickelt werden. Angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung sowie Lieferung von Waren bis hin zur Bearbeitung der zugehörigen Rechnung. Im Mittelpunkt all dieser Unternehmensvorgänge steht jedoch die Datentransaktion zwischen Kunden und Lieferanten, also Bestellung, Bestätigung des Auftrages, Rechnung und Co., aber auch etwaige Prüf- und Freigabeprozesse zählen hierzu.
Ein gemeinsamer elektronischer Prozess bietet sowohl dem Einkauf als auch der Buchhaltung viele Vorteile:
Effizienzsteigerung: Werden die Prozesse der Buchhaltung und des Einkaufs aufeinander abgestimmt, können auf beiden Seiten administrative Aufwände gesenkt und ein höherer Automatisierungsgrad ermöglicht werden. Die Rechnung kann ohne erneutes Durchführen des Freigabeprozesses und der Kontierung automatisch verbucht werden, wenn die beiden Prozesse bereits bei der Bestellanforderung stattfinden. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit gewonnen und die Kosten gesenkt.
Verbesserung der Datenqualität: Man vermeidet Fehler generierende Medienbrüche mit einer integrierten Lösung für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Manuelle Arbeiten werden reduziert, da die Daten nicht in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Die Datenqualität steigt und die Fehlerquote sinkt.
Transparenzerhöhung: Alle Daten und Dokumente des gesamten Prozesses werden in einem System abgebildet und lassen sich jederzeit abteilungsübergreifend einsehen. Das führt zu totaler Nachvollziehbarkeit der einzelnen Vorgänge und umfassender Kontrolle der Finanzströme entlang der gesamten Prozesskette.
Die Kontrolle über die Ausgaben gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Einkaufs, dies erfolgt jeweils mit einer Ausgabenanalyse. So deckt der Einkauf Risiken in der Lieferkette auf, hilft bei der Verbesserung von Regelkonformität und identifiziert das Einsparpotential. Der Überblick über alle Ausgaben des Unternehmens gestaltet sich oft sehr schwierig, die erforderlichen Daten müssen mühsam zusammengesucht werden. Durch eine integrierte Purchase-to-Pay Lösung erhält der Einkauf sofort Zugriff auf alle Rechnungsdaten und einen schnellen Überblick über frühere Beschaffungsvolumen, das Zahlverhalten oder die Konditionen vorheriger Rechnungen. Mit diesen Informationen kann der Einkauf bei Verhandlungen über Einkaufskonditionen Hebel identifizieren und relevante Fragen betreffend der Höhe der Einkaufskosten pro Lieferant, Preisentwicklung und durchschnittliches Zahlungsziel beantworten.
Eine vernetzte Purchase-to-Pay Lösung schafft gute Lieferantenbeziehungen, welche ein klarer Wettbewerbsvorteil sind. Die elektronischen Prozesse verkürzen die Durchlaufzeiten und Rechnungen können pünktlich bezahlt werden.
Ebenso erwähnenswert ist, dass Unternehmen, die auf Purchase-to-Pay setzen, sich vor unberechtigten Transaktionen schützen. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn nicht autorisierte Einkäufe oder unbegründete Rechnungen vorliegen. Um derartige Vorgänge zu verhindern, sorgt die P2P-Lösung dafür, dass Rechnungen nur dann zur Zahlung freigegeben werden, wenn dazugehörige Bestellungen vorliegen.
Auch gilt nicht zu vergessen, dass durch eine moderne Beschaffungsmanagement-Software der Purchase-to-Pay-Prozess nachhaltig unterstützt werden kann. Wichtig ist an dieser Stelle lediglich, dass sämtliche interne Richtlinien im Zusammenhang mit den jeweiligen Freigabeprozessen bereits bei den Anträgen durch die zuständigen Angestellten eingehalten werden. So ist sichergestellt, dass ausschliesslich freigegebene Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten ankommen. Bei optimaler Einbindung der Software ist das System gezielt darauf ausgerichtet, den Einkaufsprozess bestmöglich zu unterstützen. So sind P2P-Lösungen zum Beispiel auch in der Lage dazu, Preisabweichungen direkt automatisch an den jeweiligen Einkäufer zu übermitteln.
Zudem sorgen die digitalen Purchase-to-Pay-Systeme für eine deutliche Kosteneinsparung, denn der manuelle Abgleich wird durch die praktischen und effizienten P2P-Lösungen überflüssig.
In unserem Blogbeitrag Beschaffungsportal oder in unserer Lösungsübersicht findest du alle Informationen und Vorteile über das Purchase-to-Pay System von io-market.
